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培训知识

《物业管理实务》知识点:物业管理档案的检索

来源:网络整理   日期:2016-09-09 02:21
纸介质档案检索: 纸介质档案的检索工具种类很多,物业管理档案管理常用的检索工具有:目录、簿式索引、指南、

  纸(zhi)介(jie)质档案检(jian)索:

  纸介质档案(an)的(de)检(jian)(jian)索工具(ju)种类很(hen)多,物业管(guan)理档案(an)管(guan)理常用(yong)的(de)检(jian)(jian)索工具(ju)有(you):目录、簿式(shi)索引、指南、卡(ka)片(pian)式(shi)检(jian)(jian)索工具(ju)等(deng)。

  1.常用检索工具的编制方法

  (1)分(fen)类(lei)卡片目录

  分(fen)类卡片(pian)目(mu)录(lu)是根据档案分(fen)类的(de)逻辑关系(xi)建立的(de)目(mu)录(lu)体系(xi)。这类目(mu)录(lu)的(de)优点是系(xi)统(tong)性(xing)、灵活性(xing)高(gao),但难(nan)度较大,需要(yao)一定的(de)时(shi)间。

  (2)专题卡(ka)片分(fen)类

  专题(ti)(ti)卡(ka)片(pian)目录(lu)是按某(mou)一(yi)(yi)(yi)特定的题(ti)(ti)目,将同(tong)一(yi)(yi)(yi)主题(ti)(ti)内容(rong)或属性的各类文献(xian)组合,以卡(ka)片(pian)形式提供档案室某(mou)一(yi)(yi)(yi)专题(ti)(ti)档案内容(rong)。

  (3)主题(ti)卡片(pian)目录

  主题卡片目录是(shi)指以规(gui)范关键字(zi)、词组织档(dang)案相关内容的(de)索(suo)引系统。

  (4)名称索引

  名称索(suo)(suo)引是指以字(zi)母或其他文(wen)(wen)字(zi)排序方法的顺序将全宗内档案文(wen)(wen)件所涉及的单位按名称制(zhi)作索(suo)(suo)引,以提(ti)供(gong)使(shi)用的索(suo)(suo)引编制(zhi)方法。

  2.档案提供利用的方式

  (1)档案检索的步骤和方(fang)法(fa)

  档案(an)检索(suo)的一般步(bu)骤和(he)方法(fa)是(shi):分析应用需(xu)求(qiu),明(ming)确检索(suo)范围或根据索(suo)引的指(zhi)引,查(cha)找到需(xu)要的档案(an)文件。

  (2)档案提供(gong)利用的方(fang)式

  档案(an)(an)提(ti)供(gong)利(li)用的一般方式有(you):档案(an)(an)室查(cha)阅,外借,制(zhi)作副本(ben),向(xiang)查(cha)阅者提(ti)供(gong)档案(an)(an)及档案(an)(an)检索专业知(zhi)识与方法等。

 
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